Van eenpitter naar echte ICT-partner: Magnum Heating Group zet de stap naar Veerman ICT

Magnum Heating Group is in 35 jaar uitgegroeid tot een internationale groep van tien bedrijven met bijna 450 medewerkers. Inclusief een eigen productiefaciliteit die 24 uur per dag draait. Die groei vroeg om een andere aanpak van ICT. “We werkten al bijna dertig jaar met een externe systeembeheerder,” vertelt Kees van den Berg, verantwoordelijk voor onder meer ICT en Sustainability binnen de groep. “Maar op een gegeven moment wil je meer zekerheid over de continuïteit.”

Magnum Heating Group is allesbehalve een gewone organisatie. Naast elektrische vloerverwarming produceert de groep via U-Tube buizen en verdelers voor watervloerverwarming. Vanuit een eigen fabriek in Tholen die continu in vijfploegendienst draait. Daarnaast zijn er vestigingen door heel Europa, een meerderheidsbelang in een productiefaciliteit in India en recentelijk een overname van het bekende Warp Systems. Stilstand is hier letterlijk geen optie.

“We werkten al zeker dertig jaar samen met een systeembeheerder,” legt Kees uit. “Iemand die ons door de jaren heen heeft meegenomen naar een bepaald niveau. Maar het was wel een eenpitter. Op het moment dat er iets met zo iemand zou gebeuren, bewust of onbewust, zit je met een kennisrisico. Dat gevoel begon steeds zwaarder te wegen.” De beslissing om naast de bestaande systeembeheerder een grotere partij te zetten, leidde uiteindelijk tot Veerman ICT. Eerst werkten ze naast elkaar in een hybride situatie, maar vorig jaar werd de stap gezet om volledig over te stappen Veerman ICT.

“Veerman ICT heeft meerdere mensen in huis, ieder met zijn eigen vakgebied. Als Jeroen, ons vaste aanspreekpunt voor de technische kant, ergens tegenaan loopt, schakelt hij iemand anders in. Er is altijd iemand die een oplossing heeft. Dat voelt heel anders dan afhankelijk zijn van één persoon.”

De overstap verliep opvallend soepel. De vorige systeembeheerder werkte al bijna dertig jaar voor Magnum en kende de organisatie door en door. Dat er een grotere partij naast hem kwam, was uiteraard een gevoelig moment. Gelukkig verliep de overdracht goed.

Lifecycle management in plaats van afwachten

Wat Veerman ICT direct bij de start oppakte, was een gestructureerde inventarisatie van de bestaande hardware. Op basis daarvan werd een plan opgesteld voor vervanging, gekoppeld aan leeftijd en risico. Iets wat voorheen ontbrak. “Het beleid was simpel: als iets kapot is, vervangen we het. Maar dat is niet hoe je continuïteit waarborgt. Zeker niet als je een productieproces hebt dat 24 uur per dag draait. Als een server uitvalt en je moet twee weken wachten op vervanging, dan staat je bedrijf stil.” Dankzij lifecycle management heeft Magnum nu inzicht in wat er staat, hoe oud de hardware is en wanneer vervanging aan de orde is. Er is inmiddels behoorlijk geïnvesteerd in nieuwe apparatuur. Dat geeft rust, bij Kees én bij de medewerkers op de werkvloer.

Een stabiele ICT-omgeving is voor Magnum Heating Group een operationele noodzaak. Orders die binnenkomen via het ERP-systeem, productieopdrachten die naar de machines gaan, verwerking van gereed product, alles hangt samen. “Als er geen verbinding is, kunnen mensen in de nachtdienst hun werk niet doen.” Dat er soms nog storingen zijn, is Kees zich bewust. “We hebben nog wat oudere hardware in gebruik, maar het is zeker niet aan Veerman ICT te wijten.” Wat opvalt, is hoe er met storingen wordt omgegaan. “We hadden begin dit jaar een storing, midden in een overleg met Patrick en Jeroen. Die meeting hebben we direct stilgelegd. Jeroen is gaan schakelen en hij is pas weggegaan toen alles weer up and running was.”

Eigenaarschap en ontzorging

Een bewuste keuze in de samenwerking, is dat Kees zelf bepaalde beheertaken in handen heeft gekregen. In de situatie daarvoor lag veel kennis bij één persoon, wat logisch is als je jarenlang de enige bent die alles beheert. Veerman ICT kiest bewust voor een andere aanpak: de klant blijft eigenaar van zijn eigen omgeving. Het resultaat is dat Kees zelf medewerkers kan toevoegen, rechten kan toekennen op SharePoint en mailboxen kan beheren. Als er iemand in dienst komt of vertrekt, regelt hij het zelf. Tegelijkertijd weet hij dat de monitoring, de beveiliging en de strategie in goede handen zijn. “De verantwoordelijkheid voor security leg ik volledig bij Veerman ICT. Als zij iets zien wat niet klopt, hoor ik het vanzelf.”

Waar voorheen gold ‘never change a winning team’, hanteert Veerman ICT een andere filosofie: updates worden altijd uitgevoerd. “Bij Veerman ICT is er meer controle over wat ze doen. Ze doen dit voor heel veel bedrijven, dus ze weten wat het resultaat is.” Dat proactieve beheer betaalt zich ook terug tijdens de jaarlijkse IT-audit vanuit de accountant. Alles is gedocumenteerd, de antwoorden zijn goed onderbouwd en de gesprekken gaan inmiddels over continuïteitsplannen en toekomstscenario’s in plaats van achterstanden en open eindjes.

Klaar voor verdere groei

Met twee nieuwe bedrijven die momenteel worden voorbereid om onder beheer van Veerman ICT te vallen, kijkt Magnum Heating Group met vertrouwen vooruit. “We hebben een duidelijke standaard neergezet. Die willen we ook uitrollen naar onze andere bedrijven. En het fijne is: als alles op één tenant zit, kunnen we alles centraal monitoren en beheren.” Zou Kees Veerman ICT aanraden? “Zeker. Zonder twijfel.” En de samenwerking zelf? “We zijn blij dat we deze keuze hebben gemaakt. Het geeft mij rust. En daar gaat het uiteindelijk om.”