Toen we begin 2020 voor het eerst het advies kregen om thuis te werken waren veel bedrijven hier niet op voorbereid. Ook bij het West-Brabants Archief (WBA) waren ze een hybride vorm van werken niet gewend maar al snel besloten ze mee te gaan in de flow. Niet wachten tot we terug konden naar het oude werken maar werken aan de werkplek van de toekomst en het flexibele werken juist faciliteiten. Dat is de visie van het WBA op IT. 

‘We werken zoals veel organisaties hybride. Iedereen is vrij om te bepalen waar je werkt. Op kantoor, thuis, noem maar op. Om deze reden gingen we op zoek naar een oplossing om het hybride overleg te verbeteren. Nu starten we met één druk op de knop een levensechte vergadering op verschillende werkplekken.’ – Marcel Korving, Operationeel Directeur bij WBA.

Het West-Brabants Archief

Vanuit het hoofdkantoor in Bergen op Zoom zorgt het West-Brabants Archief voor het hedendaagse informatiemanagement voor de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Woensdrecht en Zevenbergen. Zowel gemeenten als particulieren kunnen bij het WBA terecht voor raadplegen van het papieren en digitale archief van de regio. Online en in de studiezaal kunnen zij een rijke collectie van overheidsarchieven, privé-archieven, boeken en afbeeldingen raadplegen’ vertelt Marcel. Het verleden snel gevonden dat is de missie van het West-Brabants Archief.

Wij houden ons dagelijks bezig met het digitaliseren van de geschiedenis en het toegankelijk maken en houden van informatie. We spelen daarbij in de op de mogelijkheden van de digitale wereld om documenten nog eenvoudiger vindbaar te maken.

Hybride werken als standaard

Binnen het WBA is iedereen vrij om te bepalen waar hij of zij werkt. Marcel merkte dat medewerkers op kantoor een aparte ruimte op zochten om online te vergaderen met collega’s of externen. Ook wanneer er meerdere personen uit de meeting op kantoor waren. Vanuit deze kennis ging hij samen met Veerman ICT op zoek naar een manier om hybride samenwerken te verbeteren en professionaliseren.

‘De vergaderruimte is de plek waar collega’s die thuiswerken samen komen met mensen op kantoor. Dat willen we goed geregeld hebben en niet met een houtje-touwtje oplossing. We vroegen Veerman ICT op zoek te gaan naar een oplossing die het samenwerken naar een hoger niveau kon brengen’

Succesvol hybride vergaderen

Werken vanuit diverse ruimtes, laptops op de rand van de tafel allemaal pragmatische oplossingen die het West-Brabants Archief heeft geprobeerd voordat ze met Veerman ICT om de tafel gingen. ‘We wisten vooral dat het belangrijk was om te investeren in een oplossing. Het hybride samenwerken gaat alleen nog maar verder ontwikkelen. Dus moet je als organisatie je medewerkers daarin faciliteren.’ Om bij te dragen aan de visie en het nieuwe werken van WBA adviseerde Veerman ICT een Teams Rooms oplossing.

Een mooie oplossing waarin het lijkt of mensen op een andere locatie er gewoon bij zijn. We hebben bewust gekozen voor de variant met twee schermen. Een scherm wordt dan gebruikt om presentaties of documenten te delen en het andere scherm om de mensen te tonen die online meewerken.

Marcel vertelt ons dat het doel voor het professionaliseren van het hybride samenwerken met Teams Rooms is bereikt. Op naar nog vele mooie vergaderingen!